¿Cómo distribuir el presupuesto de la forma más adecuada posible?

Cuando en una organización asignamos presupuestos hay que tener muchas cosas en cuenta: mantener el funcionamiento actual de la organización, inversiones a corto, medio y largo plazo e invertir en infraestructura.

La tiranía de lo urgente nos puede llevar a olvidar invertir en infraestructura o en investigar soluciones para aplicar a medio y largo plazo. Tan peligroso es no prestar atención a las necesidades de hoy, como a las de mañana, como a los sistemas que nos hacen poder ofrecer las soluciones. Por ello, es preciso poner barandillas que nos eviten caer en este tipo de situaciones durante la asignación de presupuestos.

Lean Budget Guardrails es la herramienta que nos proporciona SAFe para ayudarnos a tener unos presupuestos equilibrados permitiendo la sostenibilidad de la compañía y sus productos o servicios.

Durante la asignación de presupuestos, así como durante su seguimiento, contaremos con 4 Guardrails o barandillas que a continuación vamos a describir.

Guiado de las inversiones por horizontes

Esta guía nos plantea revisar el porcentaje de inversión en función de la estrategia de la compañía, alienada con la atención que se desea dar a cada iniciativa en función de los 4 horizontes de inversión:

• • Horizonte 3 (evaluación): Posibles oportunidades de futuro (3-5 años), las inversiones serán para actividades exploratorias que permitan validar la hipótesis y de esta manera mover la iniciativa al horizonte 2 o descartarla.
  • Horizonte 2 (emergente): Iniciativas que llegan desde el horizonte 3 cuya hipótesis se ha validado. Se espera que la inversión en estas iniciativas de frutos en 1-2 años.
  • Horizonte 1: Representa el estado actual de soluciones que aportan valor y que, por tanto, requieren presupuestos para mantenerse y seguir aumentando sus funcionalidades. Este horizonte se divide en 2:
    • Inversión: Para soluciones que necesitan una inyección mayor de capital debido a su contexto (inmadurez, mercado emergente, atracción de nuevos segmentos de clientes, etc).
    • Liberado: Para soluciones estables y que sólo requieren una pequeña inversión para mantener el nivel de valor aportado.
  • Horizonte 0: Aquí estarán las inversiones necesarias para sacar un producto o servicio del mercado (puede ser necesario invertir para mover a los clientes al nuevo producto o simplemente desmontar la infraestructura que lo sustentaba).

Según el tipo de estrategia que planteemos haremos mayor o menor inversión en los diferentes horizontes. Por ejemplo, un Start-up tendrá su mayor inversión en los horizontes 2 y 3. Sin embargo, para una empresa madura donde su mayor inversión estará en el horizonte 1 puede ser peligroso descuidar los horizontes 2 y 3 que serán los que permitan su sostenibilidad a medio y largo plazo.

Asignación de capacidad (Capacity Allocation)

Si una solución tiene cada vez más características superinteresantes para el cliente pero va cada vez más lenta, el cliente no estará contento. Por ello, es muy importante no descuidar el mantenimiento de la infraestructura que da soporte a nuestra solución.

Las personas de negocio suelen valorar lo que un nuevo elemento aporta al cliente, por otra parte, las personas de infraestructuras se centran en la importancia de que ésta no falle en el futuro y no disminuya su rendimiento. Son 2 puntos de vista antagónicos a la par de importantes y por ello es necesario buscar una fórmula que permita la convivencia de ambos.

Para solventar esta situación en SAFe proponen hacer una asignación de capacidad (en porcentajes) antes de priorizar en qué van a trabajar los equipos. De esta manera cada negocio y arquitectura puede priorizar sus elementos sin crear conflictos ni necesitar largas reuniones de negociación.

Esta asignación de capacidad se sustenta en unos acuerdos entre ambas partes y que permite a todos trabajar de una manera confortable. Estos acuerdos comúnmente se llaman “Políticas Explícitas” y deben quedar por escrito, debiéndose revisar cada cierto tiempo.

Aprobación de iniciativas significativas

Una organización con mentalidad Ágil fomenta la descentralización de la toma de decisiones principalmente para buscar la eficiencia y competitividad de la compañía.

El tipo de decisiones que se pueden descentralizar son aquellas que requieren conocimiento muy profundo del área donde repercute y además no implica repercusiones a medio o largo plazo.

Sin embargo, si una decisión tiene implicaciones en toda la compañía o afectan a largo plazo es necesario disponer de un conocimiento más general y por tanto deben ser decisiones centralizadas.

En esta línea se propone crear un umbral de gasto de manera que si una iniciativa no lo supera pueda ser aprobada de manera local donde surgió la iniciativa. Si por el contrario la propuesta requiere una inversión mayor al umbral establecido necesitará ser aprobado por los responsables del Portfolio, que en SAFe es el Lean Porfolio Management.

Compromiso continuo del Propietario del Negocio (Business Owner)

Los propietarios de negocio o Business Owners son aquellas personas responsables de cara área de negocio de la organización. Participarán durante la decisión de asignación de presupuestos y de la gobernanza de estos durante la ejecución de las iniciativas. Por ello, es imprescindible su compromiso con todas las partes implicadas de la organización.

Los Business Owners serán plenamente conscientes de la estrategia de la compañía. Es algo que han trabajado mucho teniéndolo por tanto muy interiorizado y gracias a lo cual, si están disponibles y presentes con los equipos, podrán ejercer de brújula.

En SAFe hay algunos momentos clave donde los Business Owners tienen especial relevancia:

• • Preparación para el próximo Program Increment (PI): donde deberán garantizar que los equipos están destinando suficiente esfuerzo a preparar la infraestructura necesaria para lo que viene, manteniendo adecuadamente lo que hay y ayudando en la toma de decisiones (priorización) de los equipos cuando sea necesario.
  • Planificación del PI: revisarán los objetivos de los equipos valorando, desde su punto de vista, la importancia de cada objetivo y por tanto influyendo, de manera indirecta, en la planificación de los equipos.
  • Taller de Inspección y Adaptación: donde verán la entrega conjunta de todos los equipos y realizarán comentarios sobre la idoneidad de la solución al propósito.

Con estas 4 guías donde se planea una estrategia de inversión en función de donde quiere ir la compañía (horizontes), se acuerda de antemano a que tipos de trabajos se van a dedicar la capacidad (capacity allocation), se fija un umbral para favorecer la toma de decisiones descentralizada y se cuenta con las personas conocedoras de la estrategia  trabajando junto a los equipos para ayudarles a tomar las mejores decisiones (business owners comprometidos) es muy posible que las inversiones que realice la compañía estén alineadas con su estrategia en cada decisión que se tome.